Pieni opas sähköpostitteluun

Tässä kirjoituksessa haluan opastaa sinua, miten hyvä sähköposti rakennetaan. Nämä opasteet soveltuvat niin tilauksiin, reklamaatioihin tai työnhakuun. Nämä ovat myös ainoastaan omia mielipiteitäni. Mutta koska olen sähköpostitellut jo noin 4-5 vuotta melkein päivittäin niin luulisin, että tietän mistä puhun.

Omasta mielestäni, sähköposti on paras kommunikaatioväline töissä. Pyrin käymään kaiken kommunikoinnin, jopa kolleegoiden kanssa (vaikka istuvat muutaman metrin päässää), sähköpostitse jotta keskustelusta jää ns. mustaa valkoiselle, että näin on sovittu. Whatsapp tai soittaminen ei tunnu lainkaan yhtä viralliselta ja varmalta kuin sähköposti. Toki sorrun välillä myös käyttämään whatsappia kun viestittelen asiakkaille / toimittajille, mutta pyrin vähentämään sen käyttöä, ainakin silloin kun on kyse oikeista työasioista.

Oikeanlainen otsikointi on kaiken A ja Ö. Sähköposteja tulee päivittäin erittäin paljon ja sähköpostitilejäkin voi olla monta. Esimerkiksi keskiviikkona sain 37 sähköpostia yhteen tileistäni, jos laskisin yhteen kaikki kolme käytössä olevaa tiliäni olisi luku varmaan lähempänä 50:tä. Joten viikossa, jos vauhti pysyy samana on saapuvien sähköpostien määrä 259 sähköpostia/viikko. Sieltä jos joutuisin etsimään jotain sähköpostia joka on otsikolla ”Hei” tai pelkkä ”reklamaatio” menisi siihen ikuisuus. Toki esim. Outlookissa on erittäin hyvä hakutoiminto joka etsii sähköpostien sisällöstäkin sanoja, mutta kunnon otsikointi antaa ammattimaisen kuvan ja helpottaa pitämään keskustelun kasassa.

Jos olet vaikka järjestämässä tapahtumaa, niin ethän lähetä kutsua sähköpostitse pelkällä otsikolla ”kutsu”. Vaan kerro heti otsikossa tapahtuman idea ja aika, eli esim. ”Kutsu seminaariin 25.2.2017”. Näin tieto löytyy nopeasti tulevaisuudessa. Mikäli vastaanottaja haluaa tarkistaa ajankohdan, voi hän vain hakea sähköpostistaan sanalla ”kutsu” ja tadaa hän näkee heti päivämäärän, milloin tapahtuma on. Samaten kutsusi jää paremmin mieleen, kun hän näkee sähköpostisi otsikon aina kun selaa sähköpostiaan.

Kun sinä tapaat jonkun uuden ihmisen, tai miksei tuttavankin, niin eikö olekin mukavaa kun hän tervehtii ennenkuin selittää asiansa? Sama pätee myös sähköposteissa, mitä valitettavasti moni ei tule ajatelleeksi. Mikäli tiedät vastaanottajan nimen voit tervehtiä häntä ihan henkilökohtaisesi, esim alkuun pelkällä ”Hei Petri”. Mikäli sähköposti on joku yleinen yrityksen sähköpostiosoite, etkä tiedä kenelle se menee, suosittelen pelkkää tervehdystä tai esim. ”hyvä datafixin asiakaspalvelija”.

Itse asia kannattaa esittää lyhyesti ja ytimekkäästi heti alkuun ja syventävät tiedot vasta, kun itse asia on kerrottu. Näin vastaanottaja tietää heti alkuun koskeeko viesti oikeasti häntä vai välittääkö sen eteenpäin jollekin muulle. Tai jos kyseessä on kutsu niin vastaanottaja saa tietoonsa heti, milloin se on ja mikä on aiheena. Ainakin itse, jos sähköposti on pitkä, luen siitä pikaisesti alun ja lopun. Niistä selviää, että mistä on kyse ja pitääkö sähköpostiin vastata jotain tiettyyn määräaikaan mennessä vai ei.

Sähköpostin päätteeksi voit vielä kertoa, mikäli viesti eedellyttää vastaanottajalta toimenpiteitä. Esimerkiksi, että odotat vastausta tiettyyn päivämäärään mennessä tai haluat uuden tilausvahvistuksen tai sähköpostitse kuittauksen, että asia on hoidossa. Mikäli asia jää ns. kesken suosin itse käyttämään pelkkää ”palaillaan!” ja jos asia on hoidettu ja keskustelu tulee aikalailla päättymään sähköpostisi jälkeen, voi toivottaa hauskaa viikonvaihdetta tai hyvää päivänjatkoa.

Alla esimerkki miten ei kannata muotoilla sähköpostia:

 

Alla miten asia kannattaa muotoilla:

Toivottavasti tästä postauksesta oli hyötyä sinulle, tai jos olet se joka vastaanottaa näitä ei niin virallisesti muotoiltuja sähköposteja, niin jaa tämä pienen vinkkinä kolleegoillesi tai yhteistyökumppaneillesi. 😉

Over and out.

Ilahduta minua kommentilla...