Pieni opas Outlookin käyttöön

Haluan jakaa kanssasi muutaman vinkin helpottamaan elämääsi Outlookin kanssa. Käytän sähköpostia päivittäin töissä, joten olen löytänyt muutaman asian joka helpottaa jokapäiväistä työtäni.

Outlookissa on ylärivissä sarake nimeltään ”Pikatoiminnot”, tähän voit lisätä omia pikatoimintoja helpottamaan sähköpostien hallintaa. Klikaamalla oikeassa alareunassa olevaa nuolta pääset lisäämään toiminnot. Itse olen suosinut tässä ”välitä pomolle” näppäintä sekä ”lähetä ryhmälle” näppäintä. Eli valikosta valitset ”uusi” ja sieltä ”lähetä edelleen”.

Tämän jälkeen täytät vain komennon nimen, sekä vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja tadaa, olet tehnyt ensimmäisen pikakomentosi. Lähetä edelleen komennon avulla, voit välittää viestin helposti tietylle henkilölle. Joten jos sinulla on henkilö jolle usein välität sähköposteja on tämä kätevä olla.

Samaisesta valikosta voit määrittää toiminnon, jota klikkaamalla uudessa sähköpostiviestissä on jo valmiiksi vastaanottajat. Tätä käytän esimerkiksi Huusholli Keittiöillä kun tiedotan koko myymälän henkilökuntaa jostakin. Tämän komennon avulla, ei tarvitse lisätä montaa sähköpostiosoitetta ja kuluttaa siihen aikaansa.

Viestiä kirjoittaessa yläreunassa on osio nimeltään ”sisällytä” tämän avulla voit lisätä sähköpostiisi automaattisesti allekirjoituksen, eikä tarvitse jokaiseen sähköpostiin sitä käsin kirjoittaa. Klikaamalla ”allekirjoitus” ja sen jälkeen vielä ”allekirjoitukset..” kohtaa pääset alla olevaan ruudukkoon.

Kuten huomaatte ”valitse muokattava allekirjoitus” kohta on tyhjä joten klikkaamalla ”uusi” pääset nimeämään uuden allekirjoituksen. Kun allekirjoitukselle on annettu nimi voi siihen lisätä tekstiä kohdassa ”muokkaa allekirjoitusta”. Kun allekirjoitus on valmis voit oikealta ”valitse oletusallekirjoitus” kohdasta määrittää, minkälaista allekirjoitusta haluat käyttää oletuksena millaiselle viestille (välitetylle / uudelle). Allekirjoituksen pääset toki helposti vaihtamaan samaisesta ”sisällytä” kohdasta sähköpostia kirjoittaessa, joten kun olet tallentanut allekirjotuksesi näkyvät ne ”allekirjoitus” valikossa ja voit helposti vaihtaa allekirjoitustasi tilanteen mukaan.

Over and out.

Ilahduta minua kommentilla...